Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Titolare

[Ragione sociale non impostata]

Sede legale

[Indirizzo della sede non impostato]

Partita IVA

[Partita IVA non impostata]

Codice fiscale

[Codice fiscale non impostato]

Email

[Email di contatto non impostata]

PEC

[PEC non impostata]

Telefono

[Telefono non impostato]

2. Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) in quanto non ricorrono gli obblighi di cui all'art. 37 del Regolamento. Per qualsiasi richiesta è possibile scrivere a [Email di contatto non impostata].

3. Categorie di dati trattati

Nell'ambito dell'erogazione del servizio il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati dell'account e identificativi: indirizzo email della casella, nome visualizzato, indirizzo email di recupero, immagine del profilo (facoltativa), preferenze di lingua, fuso orario e interfaccia, credenziali di accesso (conservate esclusivamente in forma cifrata mediante funzioni di hash irreversibili), metodi di autenticazione a due fattori configurati (app OTP, email, Telegram, passkey, chiavi di sicurezza) e codici di recupero (conservati in forma di hash).
• Contenuto della posta elettronica: messaggi inviati, ricevuti e salvati (intestazioni, oggetto, corpo, mittenti e destinatari), allegati, bozze, cartelle, filtri, risposte automatiche, firme e modelli. Tali contenuti possono includere dati personali di terzi e, a discrezione dell'utente, categorie particolari di dati: il Titolare li tratta esclusivamente per conservarli e renderli disponibili all'utente.
• Dati di chat, calendario e rubrica: messaggi e file scambiati nella chat interna con utenti dello stesso dominio, eventi di calendario (titolo, luogo, descrizione, partecipanti, promemoria), contatti e gruppi della rubrica, incluse le informazioni sui destinatari raccolte automaticamente per il completamento degli indirizzi.
• Dati tecnici e di registro (log): indirizzo IP, data e ora degli accessi, esito dei tentativi di autenticazione, user agent del browser o del programma di posta, protocollo utilizzato, registri di consegna dei messaggi (mittente, destinatario, identificativo, dimensione, esito), operazioni amministrative.
• Dati di sicurezza: esiti delle analisi antispam (Rspamd), antivirus (ClamAV) e del firewall applicativo (WAF) sui messaggi, sugli allegati e sui file caricati, eventi di blocco degli indirizzi IP a seguito di tentativi di accesso falliti.
• Cookie tecnici e dati di navigazione: cookie strettamente necessari alla sessione e alla memorizzazione delle scelte sui cookie, come descritto nella Cookie policy.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il conferimento dei dati dell'account è necessario per l'erogazione del servizio: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di utilizzarlo. Il Titolare non effettua profilazione né processi decisionali automatizzati ai sensi dell'art. 22 del Regolamento; i filtri antispam e antivirus operano in modo automatico al solo scopo di protezione e l'utente può sempre consultare la cartella della posta indesiderata.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate e adottando misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 del Regolamento, tra cui: connessioni cifrate TLS, password conservate mediante algoritmo Argon2id, cifratura dei segreti (AES-256-GCM), autenticazione a due fattori, firewall applicativo, protezione dai tentativi di accesso ripetuti, analisi antivirus di tutti i file caricati, monitoraggio dell'integrità dei file di sistema, backup periodici, accesso amministrativo limitato e tracciato. Il personale autorizzato non accede al contenuto delle caselle se non su richiesta dell'utente o per obblighi di legge.

6. Periodo di conservazione

• Dati dell'account e contenuti (posta, chat, calendario, rubrica): per tutta la durata dell'account; alla cessazione o su richiesta di cancellazione sono eliminati, salvo le copie di backup che vengono sovrascritte secondo il ciclo di rotazione.
• Cestino e posta indesiderata: i messaggi possono essere eliminati automaticamente dopo il periodo configurato per il dominio (in via predefinita 30 giorni).
• File di log dei servizi: 14 giorni, con rotazione e cancellazione automatica.
• Registri di accesso, di audit e degli eventi di sicurezza archiviati nel database: 90 giorni.
• Codici di verifica e link temporanei (OTP, reimpostazione password, verifica email): da pochi minuti fino a 24 ore.
• Registro dei consensi ai cookie: per il tempo necessario a dimostrare il consenso, in forma pseudonimizzata.

Resta salva la conservazione per periodi ulteriori ove necessaria per adempiere obblighi di legge o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a soggetti che operano in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento, quali il fornitore dell'infrastruttura di hosting ([Fornitore di hosting non impostato]) e i fornitori di servizi tecnici e di assistenza, nonché a persone autorizzate al trattamento sotto l'autorità del Titolare (amministratori di sistema). I messaggi inviati sono necessariamente trasmessi ai server di posta dei destinatari; se configurato dall'amministratore, l'invio può avvenire tramite un server di inoltro (smarthost) esterno. I dati possono essere comunicati alle Autorità competenti nei casi previsti dalla legge. I dati non sono diffusi.

8. Luogo del trattamento e trasferimenti extra UE

I dati sono conservati su server ubicati in: Unione Europea. Il Titolare non trasferisce i dati verso Paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo; qualora ciò si rendesse necessario (ad esempio per l'uso di servizi di terze parti attivati dall'amministratore, come captcha esterni o notifiche Telegram), il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del Regolamento, sulla base di una decisione di adeguatezza o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Resta inteso che i messaggi indirizzati a destinatari esterni sono consegnati ai server da questi scelti, ovunque si trovino.

9. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 del Regolamento:

• diritto di accesso ai dati e di ottenerne copia (art. 15);
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
• diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio") (art. 17);
• diritto di limitazione del trattamento (art. 18);
• diritto alla portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20);
• diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21);
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati (art. 22);
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art. 7.3).

Dalle impostazioni della webmail, sezione "Privacy e dati", puoi scaricare una copia dei tuoi dati (incluse, a scelta, le email) e richiedere la cancellazione dell'account. Per le altre richieste scrivi a [Email di contatto non impostata]. Il Titolare risponde entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12.3.

10. Reclamo all'Autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il Regolamento hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79).

11. Minori

Il servizio non è destinato a minori di 14 anni. L'eventuale attivazione di caselle per minori è effettuata sotto la responsabilità di chi esercita la responsabilità genitoriale o dell'organizzazione che fornisce l'account, ai sensi dell'art. 2-quinquies del Codice Privacy.

12. Modifiche all'informativa

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in considerazione di modifiche normative o del servizio. Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli utenti tramite la webmail o via email. Si invita a consultare periodicamente questa pagina.